O que é a coisa mais importante para a Gestão de um Projeto?

Existem muitas teorias, metodologias, materiais e cursos sobre Gerenciamento de Projetos, mas disso tudo, o que é o mais importante para a gestão?

Sem dúvida alguma, digo que compreender o projeto que está liderando! Mas como assim? E tudo o que foi apresentado? Também são extremamente importantes e fundamentais para o sucesso, porém se o básico não for feito, não há planejamento ou execução que se sustentem!

Ao longo destes anos, vivenciei diversas situações onde o Gerente de Projetos ao receber um contrato fica desesperado para implantar, pois há aquisições e fabricações que precisam ser iniciadas (devido ao prazo de entrega), alguns estudos que devem ser realizados imediatamente (são premissas para atividades importantes), há documentos contratuais que necessitam ser emitidos nos primeiros dias (seguros, fiança, etc), o kick-off meeting tem ser feito com o cliente rapidamente (para mostrar que o projeto começou), entre tantas atividades que são necessárias neste começo.

Teoricamente deveria haver tempo, para que o Gerente de Projetos e sua equipe recebessem os materiais, estudassem, tirassem as dúvidas e realizassem o planejamento, porém os cronogramas costumam ser apertados. Na etapa de pré-projeto é bastante comum não levarem em consideração esse tempo de preparação e pela pressão gerada, alguns os projetos são iniciados com um conhecimento superficial sobre o que foi vendido (acreditando que haverá um momento onde os documentos serão estudados) ou ainda, utiliza-se apenas o conhecimento transmitido na “passagem de bastão” de pré-projeto ou vendas para contratos, como a principal fonte de consulta.

E qual o problema disso? Como se tratam de pessoas executando processos, pode haver falhas (informações podem ser esquecidas) e a gestão acabar sendo realizada com alguns “pontos cegos”, tendo premissas importantes descumpridas, como por exemplo: “o cliente deve ser informado com 7 dias de antecedência sobre o embarque dos materiais ou os painéis necessitam chegar no campo até as 12 horas”. Além de que, as orientações feitas para a equipe do projeto podem ficar confusas, gerando muito retrabalho, custos adicionais e no final estendendo o prazo de entrega.

Então o que pode ser feito para sermos mais assertivos? Minha dica é analisar o processo e o cronograma do projeto, buscando oportunidades para otimizar o tempo de algumas atividades e em paralelo reservar um ou dois dias para o estudo e estruturação dessa fase inicial. Por exemplo:

Normalmente pré-projetos elabora e entrega ao Gerente de Projetos alguns dos documentos. Leia, analise, cruze as informações, levante os questionamentos. Para facilitar esta atividade, utilize ferramentas como um check list, um tabela agrupando temas ou um mapa mental.

Também é recomendado que haja uma "passagem de bastão" da equipe que idealizou projeto para quem irá implantá-lo, de forma a transmitir os principais pontos negociados, alinhar premissas, diretrizes, riscos, valores, prazos e esclarecer as dúvidas. Conforme a estrutura da empresa, esta etapa pode ser mais ou menos formal, com público e abordagem diferentes. O mais comum é realizar o kick-off meeting.

Mesmo com um prazo apertado e pressões para agilidade no processo, sugiro que o Gerente de Projetos aproveite bem esta reunião, convide a equipe do projeto e faça todos os questionamento, alinhamentos e ponderações que achar necessário, de forma a garantir minimamente o entendimento sobre o que estará sendo implantado e dessa forma, as metas possam ser alcançadas.

Seguem mais alguns exemplos de análises e questionamentos que podem ser feitos:

Pense neste tempo de estudo como um investimento, pois uma vez que há a compreensão, o plano e execução acabam fluindo mais facilmente e evitando retrabalhos, desentendimentos, insatisfação, além de custos adicionais e multas contratuais.

Além disso, é uma boa prática validar o entendimento, para que haja transparência e o que foi vendido realmente seja entregue e caso não seja possível entregar em sua totalidade, estratégias e ações sejam tomadas ainda no início.

Sócia fundadora da resultaPro, Engenheira Eletricista com MBA em Gestão de Negócios possui certificação PMP desde 2014. Possui mais de 20 anos de experiência com Gerenciamento de Projetos em empresas como SIEMENS, NET, ISA CTEEP, WEG e atua como voluntária no PMI-SC.

Patrícia Habib

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