Dicas para criação do Cronograma do Projeto

Existem diversas ferramentas e técnicas, para criar um cronograma. Provavelmente a empresa em que você trabalha, deve ter um modelo utilizado pelos Gerentes de Projeto e a ideia é que continue a segui-lo, porém de uma forma onde consiga efetivamente planejar e controlar seu projeto.

Mas então, quais são os principais pontos sobre o cronograma? Preciso mudar alguma coisa quando vou iniciar um trabalho?

Vamos por partes....Primeiramente temos que analisar os objetivos de cada área envolvida:

Pré-projetos ou Vendas

Normalmente, o cronograma elaborado por essas áreas é simples. Ele segue uma estrutura básica, com algumas atividades e prazos principais, pois o objetivo neste momento, é registrar as principais premissas que foram adotadas (atividades, predecessoras, duração, datas). Não sendo o objetivo desta etapa planejar!

Mas então, no que foram baseadas estas informações? Essas áreas costumam se basear em histórico, lições aprendidas, modelo, projetos anteriores, estratégia de vendas, entre outras informações disponíveis ou estimadas.

Porém ao receber o projeto e analisar o cronograma, é comum o Gerente de Projetos reclamar que faltam informações, que os prazos não são factíveis, que as premissas estão equivocadas, entre tantas outras coisas que escutei durante esses anos e que também já foram minhas reclamações.

O que penso ser uma saída nestes casos? Retroalimentar o processo!

Por exemplo, não é possível realizar comissionamento em 3 dias, apresente os dados para a equipe, mostre a duração mínima que conseguimos executar as atividades. Apresente os fatos! Faltou predecessora em uma atividade importante e teve problemas com o cliente, mostre! Utilize os dados levantados e as lições aprendidas, pois somente assim o processo evolui!

Gerenciamento de Projetos

Para essa equipe, o objetivo é diferente, pois se o plano não for bem detalhado, o Gerente de Projetos pode ter problemas na execução!

Então de posse de um cronograma simplificado, o que fazer?

1) De forma a seguir os modelos e ferramentas, adeque seu cronograma ao padrão da área de Gerenciamento de Projetos. Porém sempre se baseie nas premissas fechadas por vendas (do cronograma anterior), pois elas dificilmente poderão ser mudadas, então complemente o seu!

2) Pense em quais atividades precisam ser detalhadas e qual o nível adequado. Se ficar muito simples, você não terá controle e terá "alguns pontos cegos" das atividades, que podem levar a grandes impactos. Se ficar muito detalhado, será difícil manter atualizado e controlado.

Seguem alguns exemplos:

Portanto sugiro que para esta tomada de decisão, leve em consideração o tamanho, a complexidade do projeto e o contrato com o cliente (se há alguma definição sobre o nível de abertura do cronograma em que o mesmo necessita receber).

Uma dica para otimizar, é agrupar as atividades que são comuns, como por exemplo:

• Projetos (elaboração e aprovação) que costumam ser únicas ao escopo

• Documentação contratual

• Criação de SPEs

• Aquisições (deixando aberto os itens em si)

• Licenciamento ambiental

• Entre outras atividades

3) Defina marcos para seu cronograma: Eles são importantes para manter o cronograma gerenciável. Podem ser contratuais (exemplo: realizar a inspeção no dia x) ou estratégicos (energizar a subestação dia y).

3) Estabeleça e/ou siga regras para atualização do cronograma:

• Calendário: Sua empresa possui um calendário padrão (feriados, férias coletivas, etc)? Caso não possua, seu equipe trabalhará todos os dias? Se essa informação estiver errada, seu plano pode ficar completamente distorcido.

• Atividades programadas: Algumas atividades somente podem ser realizadas em dias e horários programados, como um desligamento de uma subestação. Entenda quais são e considere essas premissas.

• Referência: Qual a data de corte de seu cronograma? Quando você precisa reportar ao cliente? Verifique se há um padrão em sua área ou crie um (de acordo com sua necessidade). Por exemplo: A data de corte será aos domingos e o reporte ao cliente toda terça-feira. Deixe claro a premissa aos envolvidos.

• Peso das atividades: Confirme o padrão adotado. Existem diversas formas de ponderar tais como opinião especializada, duração das atividades, esforço de trabalho (HH), valor financeiro. Verifique o que faz sentido e que não distorcerá seus resultados.

• Restrições: É preciso definir se serão aceitas restrições em atividades importantes e caso seja, como serão verificados os atrasos.

• Linha de base: Dependendo do projeto, pode haver várias linhas de base (negociada com o cliente, caso de negócios, meta anual, meta desafiadora, etc), mas lembre-se de que quanto mais houverem, mais complexa será a gestão.

• Medições: Para que as medições sejam realizadas, é preciso extraí-las de uma fonte confiável e rastreável. Portanto, esse é um item bastante importante e que pode ser polêmico se não for bem definido. Sugiro que para os principais itens, estabeleça e divulgue o critério adotado.

Essas são algumas dicas para que evite retrabalho ou haja dúvidas ao longo do processo. Sendo o ideal definir as premissas antes da criação do cronograma e alinhar com os stakeholders e equipe do projeto.

Caso necessite de ajuda, a resultaPro está pronta para apoia-lo!

Sócia fundadora da resultaPro, Engenheira Eletricista com MBA em Gestão de Negócios possui certificação PMP desde 2014. Possui mais de 20 anos de experiência com Gerenciamento de Projetos em empresas como SIEMENS, NET, ISA CTEEP, WEG e atua como voluntária no PMI-SC.

Patrícia Habib

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